شما باید یک چک لیست اقدام را تهیه کرده. تا بتوانید یک تیم را مدیریت کرده و نتایج دلخواه را دریافت کنید

team

۱ – هدف از ارتباطات را مشخص کنید

هدف از ارتباطات را از همان ابتدای کار تعیین کنید. آیا هدف تصمیم‌گیری است یا یک جلسه‌ی توجیهی برای ارائه‌ی اطلاعات یا یک جلسه‌ی هم اندیشی برای ایجاد ایده‌های نو؟ بهتر است برخی کارها در دل تیمها  انجام شوند. ( مانند بررسی ایده‌های موجود، بررسی ایده‌های جدید یا دخالت دادن افراد در اتخاذ یک تصمیم کلیدی) بهتر است سایر کارها به صورت فردی یا از طریق ارتباطات کتبی انجام شوند .به ویژه زمانی که باید حجم بالایی از اطلاعات مهم و حساس را ارائه کرد.

team

۲ – گستره‌ی ارتباطات را مشخص کنید

سقفی را حتی برای ارتباطات غیر رسمی تعیین کنید. اگر برنامه‌ی مکتوب ندارید. حتماً یک دستور کار ویژه و مکتوب برای ارتباطات تهیه کنید. درباره‌ی آنچه که انتظار دارید در داخل تیم انجام شود واقع‌بین باشید و در عین حال به فشارهای زمانی پیش روی افراد نیز توجه کنید.

team

۳ – مطمئن شوید که افراد مناسب را در اختیار دارید

ارتباطات تیمی زمانی بهترین کارایی را دارد که همه‌ی افراد حاضر دارای یک دلیل موجه برای حضور در آنجا داشته باشند. بتوانند در مباحث شرکت کنند و به نتیجه‌ی کار علاقه‌مند باشند.

اگر افراد مناسب حضور ندارند. بحث را به تعویق اندازید. تأخیر بهتر از مباحثه‌‌ای بیهوده است. اگر رهبر تیم تمایلی به این کار ندارد، خودتان این کار را انجام دهید.

team

۴ – تعداد افراد کافی را در اختیار داشته باشید

برای اکثر مباحث تیمی، پنج نفر به عنوان بهترین تعداد در قبال انجام مباحث اثربخش و تصمیم‌گیری‌ها مناسب است، در چنین تیمی، اعضا می‌توانند نقش‌های متفاوتی را بر عهده بگیرند.

team

۵ – معرفی فعالیت‌ها را تسهیل نمایید

اگر رهبر تیم هستید، روشن نمایید که وظایف افراد چه هستند. انتظار می‌رود آن‌ها چه کارهایی انجام دهند، اگر توقعات و انتظارات شما غیرواقع‌بینانه به نظر می‌رسند، اجازه دهید افراد تیم را ترک کنند و افراد جایگزین وارد تیم شوند.

team

۶ – فعال باشید

اگر موافقت کرده‌اید جزئی از یک تیم باشید. فعالانه در آن شرکت کنید. مسئولیت کامل موفقیت یا شکست را بپذیرید. همواره مشارکتی مثبت داشته باشید.

۷ – منطقی باشید

همواره دیدی باز و شفاف نسبت به موضوعات داشته باشید و در عین حال به صحبت‌های دیگران گوش کنید و آمادگی تغییر ذهنیت خود را داشته باشید، فراموش نکنید کار تیمی تنها در صورتی اثربخش است که افراد دیدی باز نسبت به اطلاعات جدید و دیدگا‌های مختلف داشته باشند.

به همه‌ی اعضا فرصت دهید تا صحبت کنند حتی اگر تردیدهایی درباره‌ی منطق سخنان آن‌ها احساس می‌شود؛ اگر همیشه رهبر تیم بخواهد حرف اول و آخر را بزند، آنگاه ممکن است سایرین:

• از همان ابتدا منفعل گردند.
• فقط واکنش نشان دهند نه این که در کارها مشارکت داشته باشند.
• عادت کنند خودشان به هیچ فکر نکنند.

۸ – ساده باشید، همکاران را توجیه کنید و سازماندهی شده عمل کنید

به آرامی و شمرده سخن بگویید و از جملات کوتاه استفاده کنید. ساختار گفته‌های شما باید از یک روند منطقی پیروی کند، درباره‌ی آنچه که می‌خواهید بگویید خوب فکر کنید، مطالبی که می‌خواهید بیان کنید را خلاصه سازید.

۹ – از ارتباطات غیرکلامی نهایت استفاده را ببرید

از ایما و اشاره برای ارائه‌ی پیام‌های کلیدی و غیرکلامی خود بهره ببرید. مستقیماً با افراد تیم چشم در چشم شوید. البته به شکلی مثبت نه به شکلی تهدید کننده، این کار را انجام دهید. زبان بدن می‌تواند نقش بسزایی در آرامش و اطمینان افراد ایفا کند.

۱۰ – آرام بمانید و استدلال نکنید

حتی اگر فکر می‌کنید تیم در حال اتخاذ تصمیمی اشتباه است، آرامش خود را حفظ کرده و به شکلی هیجانی از ایده‌های خود دفاع نکنید. بر نکات مورد توافق تأکید کنید و نکات مورد اختلاف را با یافتن روش‌های مناسب به حداقل برسانید.

۱۱ – از جملات شخصی بپرهیزید

کلید ارتباطات اثربخش تیمی، احترام متقابل است. اگر فکر می‌کنید کسی در حال اشتباه کردن است، از ایده‌ی او نه از خود فرد انتقاد کنید.

• مطمئن شوید انتقاد مطرح شده اثربخش بوده است، مثلاً کلامتان را با جمله‌ای آغاز کنید که نشانگر تأیید یا موافقت با عنوان مرتبط با موضوع مطرح شده است.
• بیش از حد منفی بافی نکنید، حتی اگر فردی آگاهانه و تعمداً اقدام به ارائه‌ی ایده‌ای کرده که هیچ فایده‌ای را به دنبال ندارد.
• در برابر وسوسه‎ی سرزنش کردن دیگران، به دلیل خطاها یا شکست‌های قبلی مقاومت کنید در غیر این صورت،پویایی تیم از میان خواهد رفت.
• به خاطر داشته باشید وقتی افراد تیم در حال رقابت هستند، شما درحال بررسی برای دستیابی به بهترین راه ‌حل ممکن می‌باشید.

۱۲ – ارتباطات را به نتیجه برسانید

* آنچه را که انتظار داشتید از دل ارتباطات به دست آورید مرور کنید، چه به آن دست یافته باشید و چه نتوانسته باشید، بدان دست یابید.

* اگر مجبور هستید مباحثه را به تأخیر اندازید، اطمینان دهید که این امر به دلیل آن نیست که تیم فاقد اختیارت لازم برای دستیابی به نتیجه است.

* تصمیمات و اقدامات تعیین شده را بلافاصله پس از جلسه مکتوب کنید،همچنین یک نسخه از آن را در اختیار تمامی افراد و طرفین مرتبط( چه حضور داشته‌اند و چه نداشته‌اند) قرار دهید.

بایدها و نبایدهایی که باید در این راه رعایت کنید:

بایــــدها: 

• به دیدگاه‌های سایر اعضای تیم توجه داشته باشید، ببینید آن‌ها موضوعات را چگونه تحلیل می‌کنند و چه دیدگاهی برای دستیابی به اهداف مورد نظر شما دارند.
• با ذهنی کاملاً باز در جلسات شرکت کنید و از مهارت شنیدن خوب بهره ببرید.

نبایـــدها: 

• سعی نکنید کنترل جلسات را به دست بگیرید، زیرا شما نشان می‌دهید که فقط به توانایی‌های خود اعتقاد دارید نه به توانایی‌های دیگران.
• تعصبات خود را به تیم نیاورید و فرض کنید که اعضای خاصی به طرق خاصی نسبت به شما واکنش نشان خواهند داد.
• اجازه ندهید اعضای تیم فکر کنند باید همان چیزی را به زبان بیاورید که رهبر تیم دوست دارد بشنود، نقش خود را در قبال اهداف تیم مشخص کنید.
• مهارت مدیریت یک تیم از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است که می‌تواند در جهت رسیدن به اهداف خرد و بزرگ، افراد و سازمان‌ها را یاری دهد.